クレーム対応faxからdmを送る際のマナーとルール教えます

インターネットの登場により広告は実にさまざまな形態を取るようになりました。しかし現代においてもダイレクトメールはまだまだ有効な広告手段の一つです。dmの中でも企業向けに活用されているものにファックスダイレクトメールがあります。そもそもdmとは顧客の元に「直接」届く郵便物型の販促広告のことですが、近頃ではその意味も多様化し、faxを用いた広告活動のことも広義的に「ダイレクト」メールと呼んでいるのです。faxによるdmは通常のdmに比べると費用が安く、手間も少ないというメリットがあります。また、通常のdmは一般家庭も対象としているのに対し、faxでのdmは企業に向けたものが多いため、広告のポイントが絞りやすいというのもポイントです。上手く使えば大きな効果を上げるfax-dmですが、クレームやトラブルの種となってしまうこともあります。過去の事例から対策法を学び、fax-dmを使いこなしましょう。

faxを用いたdmでよくあるクレームとは

faxでのdmに対して多く寄せられるクレームは、「頼んでもいないのにdmが送られてきて迷惑した」というものです。fax-dmは受け取るだけで電気代や印刷費用が掛かりますので、経費を切り詰めている企業にとってはまさに「有難迷惑」と言えます。また、頻繁にfaxを使う会社では、他の取引先からのfaxが受け取れず仕事が進まないというケースも考えられるでしょう。このような状況はクレームに繋がる可能性があります。そうならないためにも、「dmを受け取りたくない」という意思表示が出来る余地を残しておきましょう。例えば紙面にdm停止用の連絡先を載せておくなどし、連絡を受けたら以降はdmを送ることを控えましょう。こうすることで本当に必要としている企業にだけ情報を届けられ、相手企業にとっても自社にとってもwin-winな関係を保つことが出来ます。

faxでdmを送る際に注意すべきクレーム対策のポイント

faxでのdmは文面だけでなく送る際にもいくつか注意しなければならない点があります。まず一つは量です。dmをfaxで送る場合、適切とされる量は用紙1枚から2枚程度です。情報はコンパクトに、密度を高くして送りましょう。知ってほしい情報がたくさんあるからと言って、短時間で大量のdmを送り付ける行為はNGです。次に気を付けたいのが時間帯です。深夜や早朝などは避け、出来るだけ相手企業の業務時間内に送るようにしましょう。自宅をオフィスにしている個人事業主などに特に言えることですが、時間外のfaxは相手を煩わせる可能性があります。その他に出来る対策として、クレームリストを入手し、問題のありそうな企業をあらかじめ除外しておくという方法もあります。それでも万が一クレームが入ってしまったら、その時は誠心誠意謝りましょう。先方の話に耳を傾け、意見を尊重する――結局のところ、それに勝る対策はありません。